Manual Introductorio: De 0 a Bases Sólidas con EspoCRM

¡Bienvenido/a a EspoCRM! Esta plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM) está diseñada para optimizar la administración de contactos, procesos de ventas, soporte al cliente y mucho más. Su enfoque flexible y personalizable lo convierte en una solución ideal para pequeñas y medianas empresas.

La versión gratuita de EspoCRM incluye módulos básicos y esenciales que permiten a las empresas gestionar sus operaciones diarias de manera eficiente.

Este manual te guiará a través de los módulos y configuraciones esenciales para que puedas empezar a utilizar EspoCRM y establecer una base sólida para tu negocio.

1. Primeros Pasos Esenciales y Configuración Inicial

Antes de sumergirte en la creación de registros, es útil comprender cómo se estructura el acceso y cómo puedes adaptar la interfaz.

Gestión de Usuarios y Roles:

EspoCRM maneja diferentes tipos de usuarios: Admin, Regular, Portal, API y System. Un usuario Admin tiene acceso total al sistema y puede gestionar otros usuarios, roles y equipos. Los usuarios Regulares tienen acceso limitado según los Roles que se les asignen. Los usuarios de Portal acceden solo al portal y están vinculados a un Contacto y Cuenta específicos, con permisos definidos por Roles de Portal.
Para restringir el acceso a ciertos usuarios, se utilizan los Roles. Un administrador gestiona los roles en "Administration > Roles" y define el acceso a áreas (scopes) específicas que se aplican a los usuarios que tienen ese rol. Un usuario puede tener múltiples Roles, ya sea asignados directamente o heredados de los Equipos a los que pertenece. La regla más permisiva tiene prioridad si un usuario tiene múltiples roles.
Por defecto, los usuarios tienen niveles de acceso mínimos, restringiendo casi todo. Se deben asignar Roles para otorgarles acceso específico.
El administrador puede enviar información de acceso a un nuevo usuario por email al crearlo, marcando la opción 'Send access info'. Se recomienda no especificar la contraseña por seguridad, para que el usuario la defina al primer inicio de sesión. La recuperación de contraseña está disponible en la pantalla de inicio de sesión.
Puedes ver qué permisos tiene un usuario específico haciendo clic en el botón "Access" en la vista detallada del usuario.

Video Tutorial: Security Roles

Configuración de la Interfaz de Usuario:

Puedes personalizar la interfaz para que se ajuste a los requisitos de tu empresa. Esto incluye cambiar el logo, el nombre de la aplicación, el tema, el número de registros mostrados en los paneles y reorganizar su orden.
Existe un video tutorial oficial sobre "How to configure user interface" que te guía en este proceso.

2. Módulos Clave para Empezar

Estos son los módulos principales que utilizarás al inicio para organizar tu información comercial y de clientes.

Cuentas (Accounts):

Este módulo es fundamental para gestionar las empresas o entidades con las que interactúa tu negocio.
Aquí registrarás información importante como nombres, direcciones, contactos relacionados y cualquier dato relevante para tus relaciones comerciales.
Mantener un historial detallado de tus clientes o proveedores es clave en este módulo.

Integración con NOVEDADES CRM (RUT):

Según el archivo "NOVEDADES CRM - COMERCIAL", es importante que la información de la cuenta incluya detalles similares a los de un RUT. EspoCRM te permite añadir campos personalizados para almacenar esta información. Necesitarás campos como NIT, tipo de contribuyente, tipo de documento, razón social, dirección principal, teléfono, correo electrónico y número de matrícula mercantil. Explicaremos cómo añadir estos campos en la sección de Personalización.

También se menciona la necesidad de asociar cada PROYECTO con la CUENTA principal. El módulo de Proyectos, si está disponible (puede requerir una extensión), te permitirá establecer esta relación directamente desde el registro del Proyecto o la Cuenta. Esto se gestiona a través de las relaciones entre entidades dentro de EspoCRM.

Contactos (Contacts):

El módulo de Contactos te permite almacenar y administrar la información de las personas con las que trabajas: clientes, socios, empleados, proveedores, etc.
Cada contacto puede estar relacionado con una Cuenta. Esto facilita el seguimiento de las interacciones y ayuda a organizar tus relaciones comerciales de manera efectiva.
Una vez que tienes contactos en otro formato (como Excel), puedes importarlos rápidamente a EspoCRM. Existe un video tutorial que explica cómo importar contactos desde un archivo Excel guardado en formato CSV, cubriendo la preparación, visualización y cómo revertir la importación. (Ver Import Data y Importación rápida de contactos de la comunidad).

Oportunidades (Opportunities):

Este módulo está diseñado para gestionar las posibles ventas o acuerdos comerciales que están en curso.
Puedes registrar información sobre el valor potencial de una oportunidad, la etapa del proceso de venta en la que se encuentra, y las actividades relacionadas. Esto te ayuda a mantener el enfoque en el cierre de negocios.
La gestión de ventas incluye módulos como Leads y Oportunidades.

Actividades (Activities):

EspoCRM te ayuda a organizar y planificar las actividades de tu equipo. Esto incluye Tareas, Eventos y Llamadas.
Puedes crear tareas, programar eventos y registrar llamadas para asegurar que todas las interacciones y compromisos sean documentados y atendidos a tiempo.
El módulo de Calendario te permite organizar estas actividades en una interfaz visual fácil de usar. Puedes sincronizarlo con actividades y contactos.
Hay un video tutorial oficial sobre "Calendar and Activities".

3. Abordando las Necesidades Específicas (Según NOVEDADES CRM)

Para cumplir con los requerimientos específicos mencionados en el archivo NOVEDADES CRM, necesitarás aprovechar las capacidades de Personalización de EspoCRM.

Adaptación Requerida:

Las siguientes configuraciones son cruciales para alinear EspoCRM con los procesos detallados en "NOVEDADES CRM".

Añadir Campos Tipo RUT en el Módulo Cuentas:

EspoCRM es altamente personalizable. Para añadir campos como NIT, tipo de contribuyente, tipo de documento, y número de matrícula mercantil al módulo de Cuentas, utilizarás el Entity Manager y el Layout Manager.
El Entity Manager te permite personalizar entidades (como Cuentas), añadir campos y definir relaciones. Aquí crearías los nuevos campos para almacenar la información del RUT. Hay un video tutorial oficial sobre "Entity Manager. How to customize your CRM and make dynamic forms".
El Layout Manager te permite personalizar la apariencia de las listas y añadir los campos personalizados que creaste en el Entity Manager a los formularios de visualización y edición de las Cuentas. Un video tutorial oficial "Layout Manager. Customizing appearance of lists, adding custom field to the form" te mostrará cómo hacerlo.
Utilizando estas herramientas, un administrador puede añadir fácilmente los campos necesarios para complementar la información de las Cuentas con los datos tipo RUT.

Vincular Proyectos con Cuentas:

El archivo NOVEDADES CRM menciona la importancia de asociar cada PROYECTO con su CUENTA principal. EspoCRM tiene un módulo de Proyectos.
Esta vinculación se realiza a través de una relación entre la entidad Proyecto y la entidad Cuenta. En la configuración del módulo de Proyectos (accesible para administradores), debe existir un campo que permita relacionar cada Proyecto con una Cuenta. Esta relación suele configurarse por defecto si el módulo de Proyectos está activo, permitiendo seleccionar la Cuenta principal al crear o editar un Proyecto.
La gestión de relaciones entre entidades se realiza principalmente a través del Entity Manager.

4. Procesos Clave para la Gestión Diaria

Gestión de Leads (Clientes Potenciales):

Los Leads son clientes potenciales que han mostrado interés en tu negocio, capturados por campañas de marketing, eventos o formularios web.
La gestión de leads es un paso significativo en el ciclo de ventas e incluye generación, captura, calificación y conversión.
La Conversión de Leads es el proceso de transformar tus potenciales clientes (Leads) en clientes actuales, es decir, en Cuentas, Contactos u Oportunidades.
Para convertir un Lead, seleccionas el registro del Lead y haces clic en el botón "Convert". El sistema automáticamente llena la información existente, y tú eliges a qué entidad convertirlo (Cuenta, Contacto, u Oportunidad), pudiendo asignar el nuevo registro a un usuario o equipo. El proceso es similar si conviertes a Cuenta u Oportunidad.

Importación de Datos:

Como se mencionó anteriormente, puedes importar datos como contactos, o cualquier otra entidad, a EspoCRM utilizando archivos en formato CSV (fácilmente exportable desde Excel).
El video tutorial "Import Data" explica detalladamente cómo preparar los datos, visualizar la importación y cómo revertirla si hay errores.
Video de la comunidad: Importación rápida de contactos a EspoCRM desde un archivo Excel.

5. Otros Módulos Útiles

A medida que te familiarices, explorarás otros módulos que potenciarán tu operación:

Casos (Cases): Para gestionar las solicitudes de soporte de los clientes y resolver problemas eficientemente.
Gestión de Documentos: Para almacenar y organizar archivos relevantes relacionados con clientes, oportunidades o casos.
Flujo de Actividad (Activity Stream): Muestra un resumen de las actualizaciones recientes dentro del sistema, permitiéndote estar al tanto de los cambios.
Informes y Análisis (Reports & Analytics): Herramientas integradas para generar análisis básicos sobre ventas, rendimiento y más, ayudando a tomar decisiones basadas en datos. Puedes exportar informes a Excel. Existe un video tutorial oficial sobre "Reports and Analytics".

6. Personalización Adicional

La flexibilidad de EspoCRM va más allá de añadir campos:

Personalización Flexible: La plataforma permite configurar campos, vistas y paneles según las necesidades.
Entity Manager: Herramienta clave para personalizar entidades, campos y relaciones. (Ver video aquí).
Layout Manager: Permite personalizar la apariencia de listas y añadir campos a formularios. (Ver video aquí).
Roles y Seguridad a Nivel de Campo (Field Level Security): Los Roles permiten definir el acceso general a módulos. Adicionalmente, puedes controlar el acceso de lectura o edición a campos específicos usando la Seguridad a Nivel de Campo dentro de la configuración de Roles.
Colaboradores (Collaborators): A partir de la versión 9.0, puedes habilitar la función Colaboradores en ciertas entidades, permitiendo a los usuarios añadidos como colaboradores tener acceso de lectura ('read') y flujo ('stream') a un registro, incluso si sus roles normales no lo permitirían. Los asignados a un registro son automáticamente añadidos como colaboradores.

7. Automatización (Funcionalidad Extendida)

Nota: La funcionalidad de Workflows requiere la extensión "Advanced Pack" (de pago).

Workflows: Esta característica está disponible en la extensión Advanced Pack. Permite automatizar procesos de negocio de manera sencilla. Puedes definir un tipo de disparador, condiciones y acciones a ejecutar. Ejemplos incluyen enviar emails automáticos, crear tareas relacionadas, o aplicar reglas de asignación.
Hay un video tutorial oficial sobre "Workflow. Powerful Automation in your Business".

8. Recursos Adicionales y Comunidad en Español

EspoCRM cuenta con una comunidad activa y recursos para ayudarte:

Documentación Oficial: Cubre una amplia gama de temas, desde instalación y configuración hasta personalización y extensiones.
- Enlace: https://docs.espocrm.com/
Tutoriales en Video Oficiales: Varios videos que cubren temas esenciales.
- Enlace: https://www.espocrm.com/video-tutorials/
Foro de la Comunidad EspoCRM en Español: Un espacio para consultas y tutoriales en español.
- Enlace: https://forum.espocrm.com/view/Español
Videos de la comunidad en YouTube (enlazados desde el foro):
Grupo de Telegram EspoCRM Español: Para compartir consultas y conocimientos con la comunidad de habla hispana.
- Enlace: https://t.me/EspoCRM_es

Este manual cubre las bases y aborda específicamente cómo puedes implementar los requerimientos de información tipo RUT y la vinculación de proyectos utilizando las herramientas de personalización de EspoCRM. Te animamos a explorar la plataforma y utilizar los recursos adicionales en español para profundizar tus conocimientos.